Riunioni efficaci ed efficienti

Come riuscire ad organizzare RIUNIONI inefficaci e inefficienti?
Sono 5 i “segreti” che permettono di raggiungere questo non invidiabile risultato:

1. dare alla RIUNIONE un obiettivo vasto ed imprecisato;
2. permettere durante la RIUNIONE brusii o scambi di battute: “..sono tutte persone di buon senso, entro breve smetteranno..”;
3. mantenere una certa dose di indeterminatezza relativamente a
   – argomenti trattati
   – successione degli interventi
   – tempo da dedicare a ciascun intervento in modo da creare attesa e suspense su questi argomenti;
4. permettere divagazioni e considerazioni su argomenti che non riguardano l’oggetto della riunione: “magari ci dà utili spunti per la riunione successiva…”;
5. non dedicare tempo alle conclusioni e alla definizione di quando svolgeremo e di cosa parleremo nella RIUNIONE successiva: “avremo tempo di pensarci meglio ed eviteremo decisioni affrettate…”

Quali sono invece i segreti per rendere le RIUNIONI EFFICACI ed EFFICIENTI?

• fissiamo con precisione l’OBIETTIVO della RIUNIONE, sforzandoci di renderlo comprensibile, valutabile e motivante per tutti (esempio: “come aumentare i risultati commerciali in Area 3 grazie ad un miglior utilizzo degli strumenti del CRM” è preferibile a “miglioramento dell’utilizzo degli strumenti del CRM aziendale”;
• evitiamo con tecniche e comportamenti adeguati il protrarsi di brusii o di scambi di battute sottovoce tra i partecipanti: diamo in questo modo importanza all’argomento che stiamo trattando e a chi sta parlando;
• definiamo e comunichiamo in anticipo l’ordine del giorno;
• focalizziamoci su di esso, interrompendo abilmente le possibili divagazioni che, se interessanti, verranno prese in considerazione in altro momento (esempio: “..parleremo di questo durante la riunione relativa al budget …”);
• illustriamo con chiarezza le conclusioni della RIUNIONE e sintetizziamone i passaggi principali;
• definiamo tempi di svolgimento delle azioni eventualmente concordate e gli argomenti della RIUNIONE successiva. Se per qualsiasi motivo non possiamo farlo, comunichiamo ai partecipanti entro quale data e da chi riceveranno notizie su questo.

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